Améliorer son suivi client en freelance avec un outil crm btp

Cinq DWG dans le dossier d'un même client. Presque le même nom de fichier. Aucun moyen fiable de savoir lequel est parti chez l'entreprise de gros œuvre. Côté dessin, je maîtrise mon calque de ferraillage autocad les yeux fermés. Côté gestion freelance, mon suivi client tenait sur des Post-it et des intitulés du genre Plan_beton_arme_FINAL_v3. Deux dessinateurs peuvent sortir le même plan béton armé impeccable et se planter à des degrés opposés sur ce qui se passe une fois le fichier envoyé. Un outil crm btp n'a rien réglé côté crayon ; il a réglé tout le reste. Le seuil à partir duquel ça devient utile, je le fixe simplement : dès qu'on jongle avec plusieurs clients en parallèle, pas avant.

Mise au point avant d'aller plus loin : ce site vit de liens affiliés, dont celui vers le Gabarit complet GCA armatures que je fais tourner sur mes propres dossiers de ferraillage. Si vous passez par l'un d'eux, je touche une commission — ça ne change rien à votre prix, mais autant le dire avant de comparer quoi que ce soit.

Le classeur mental : gérer ses clients sans rien d'autre que la mémoire

Longtemps, mon organisation tenait dans ma tête, un peu de mémoire et une confiance mal placée dans mon propre classement. Ça marchait, jusqu'au jour où ça ne marchait plus : un client rappelle pour une modif sur une semelle, et je ne sais plus si la dernière version envoyée avait déjà le bon cartouche ou pas. Avant même de songer à payer pour un pack de gabarits, j'avais essayé de dessiner mes propres blocs d'armatures à la main, calque par calque : un par diamètre, un par forme d'étrier. Ça tenait la route sur trois ou quatre plans. Passé ce cap, la cohérence partait en vrille, et je perdais plus de temps à corriger mes propres blocs qu'à dessiner.

Régis Debord, un dessinateur-projeteur qui bosse dans un petit bureau d'études du côté d'Épinal, m'a écrit un jour pour me demander si ça valait le coup de s'équiper d'un CRM quand on n'a que trois ou quatre clients réguliers. Il note tout dans un carnet papier, même pour des questions de logiciel ; je le comprends, j'ai fait pareil pendant des années. Ce jour-là, après avoir raccroché avec un client qui me reprochait un retard que je n'avais pas vu venir, j'ai marché un moment le long des Berges de la Meurthe à Jarville-la-Malgrange avant de répondre à son mail. La réponse honnête, c'est que le carnet papier fonctionne très bien tant que le nombre de dossiers ouverts reste petit.

Un CRM, ça sert à quoi pour un dessinateur qui ne vend rien ?

Ma réponse à Régis, en résumé : un CRM ne sert à rien tant qu'on peut se permettre de tout retrouver de mémoire. Le vrai seuil, c'est quand les dossiers de ferraillage et de coffrage s'empilent en même temps chez plusieurs clients : là, c'est la mémoire qui lâche, pas le talent. Le choix d'un gabarit CAO pour le ferraillage, c'est un sujet à part entière que je ne rouvre pas ici, mais le principe est comparable : un outil qui structure en amont évite de rattraper le désordre en aval. Installer procrm-btp, ça ressemble à monter un meuble en kit sans la notice illustrée. Il faut rentrer ses clients, ses dossiers, lier chaque projet à son fichier, et ça prend un bon moment avant que ce soit fluide. J'ai deux écrans sur mon bureau ; pendant la configuration, il y en avait toujours un condamné à la fiche technique du pack pendant que l'autre affichait un plan que je n'arrivais pas à avancer.

Coupler cet outil de suivi avec le Gabarit complet GCA armatures (noté 4.6 par les utilisateurs qui l'ont testé) a changé la donne plus que je ne m'y attendais. Je ne me contentais plus de sortir des cadres et des étriers propres ; je savais enfin quand chaque plan avait été envoyé, relu, validé. Pour gagner en vitesse dessin ferraillage, il ne suffit pas de cliquer plus vite sur AutoCAD. Il faut arrêter de perdre dix minutes à chercher où est passée l'info avant de pouvoir dessiner quoi que ce soit.

Le pack dessine, le CRM se souvient — et l'un ne remplace pas l'autre

La première fois que le pack a sorti une nomenclature d'armatures que je n'ai même pas eu besoin de faire relire par l'ingénieur avant envoi, j'ai su que quelque chose avait changé dans ma façon de bosser, pas seulement dans mes clics. C'est là aussi que j'ai commencé à coupler ça avec le GCB coffrage pour les plans de coffrage qui accompagnent presque toujours mes dossiers d'armatures. La nomenclature d'armatures en tant que telle, j'en ai déjà parlé ailleurs en détail, donc je ne m'y attarde pas ici. Ce qui compte pour ce comparatif, c'est que comment organiser ses calques de ferraillage reste un réflexe de dessinateur, pas quelque chose qu'un CRM fait à votre place. Le logiciel de suivi sait à qui vous avez envoyé le calque « Armatures_Sup », il ne sait pas si ce calque est propre.

Les blocs dynamiques béton armé, c'est un autre chantier que je garde pour une autre page. Ici, je reste sur ce qui touche au suivi client. Ce que je peux dire, c'est que ma licence tient à une petite clé USB fichée dans la tour à demeure, et que le jour où je ne l'ai pas retrouvée avant un rendu, j'ai réalisé à quel point je dépendais de ce bout de plastique autant que de mes propres blocs. Je ne suis pas ingénieur, je ne calcule rien, mais je sais reconnaître quand un outil me fait gagner en fiabilité plutôt qu'en illusion de rapidité.

Compter sur ses propres routines plutôt que sur un abonnement

Mon copain Ludovic Tesson, passé freelance lui aussi après des années de chantier, s'entête à préférer ses routines LISP maison à n'importe quel pack payant, et il n'a jamais mis un centime dans un CRM non plus. Sa logique se tient : quand on code soi-même ses automatismes, on sait exactement ce qu'ils font et où ils plantent. Le revers, c'est le temps qu'il engloutit à maintenir ses propres scripts pendant que je lance un plan avec le GCA outils ferraillage et passe à la facture suivante. Les critères pour évaluer un pack de gabarits avant d'acheter mériteraient un comparatif entier à eux seuls ; pour faire court, je regarde surtout ce qu'un pack automatise vraiment sur mes dossiers de ferraillage et de coffrage, pas ce que la fiche produit promet.

Pour ceux qui touchent aussi à la voirie et aux réseaux, le Gabarit GCV - VRD peut s'intégrer dans la même logique de centralisation, mais le choix entre un gabarit VRD et un gabarit bâtiment, c'est un calcul à part que je ne développe pas dans cet article. Pareil pour les erreurs courantes qui reviennent sur un plan de ferraillage : j'en ai vu défiler pas mal au fil des dossiers, mais ça mérite sa propre page plutôt qu'un paragraphe casé ici entre deux comparaisons.

Le verdict : à qui ça sert vraiment

Si vous êtes comme Ludovic — peu de clients, des dossiers que vous connaissez par cœur, une préférence nette pour bricoler vos propres outils — restez sur vos méthodes, un CRM ne fera qu'ajouter une case à cocher inutile dans votre journée. Mais dès que vous enchaînez les contrats de ferraillage de dalles ou de voiles pour plusieurs clients en parallèle, la combinaison change de nature : je continue à faire tourner mes plans avec le Gabarit GCA couplé à mon suivi client, et je ne reviendrais pas en arrière pour tout l'or du monde. C'est aussi le genre de logique qui pousse à investir dans une bibliothèque de blocs dynamiques plutôt que de tout redessiner à la main à chaque nouveau projet.

Répondre à un client agacé en deux clics plutôt qu'en fouillant une heure d'e-mails, ça n'a rien d'un gadget. C'est ce qui sépare le dessinateur qu'on rappelle du dessinateur qu'on laisse tomber au profit d'un confrère mieux organisé. Régis, lui, a fini par essayer procrm-btp après notre échange ; il tient toujours son carnet papier à côté, mais il ne cherche plus ses cartouches pendant une heure. Si votre pile de dossiers ressemble à ce que je décrivais plus haut, la fiche ci-dessous détaille ce que l'outil couvre et ce qu'il laisse de côté.